fbpx
+48 32 479 10 50

1 lipca 2016

Obieg dokumentów w firmie. Kilka słów o workflow

Prawidłowy obieg dokumentów w firmie pozwala na zaoszczędzenie czasu oraz uniknięcie niepotrzebnego zamieszania. Jest jednak jeden warunek, który to umożliwia – musi sprawnie przebiegać. W obecnych czasach duży wpływ na postrzeganie zorganizowania danego przedsiębiorstwa ma wybór odpowiedniego systemu, który pozwala zarządzać obiegiem dokumentów.

Prawidłowo zorganizowany obieg dokumentów w firmie pozwala uniknąć nieprawidłowości. Jego celem jest jak najszybszy przypływ informacji oraz terminowe zgromadzenie dokumentacji, aby jednostka nie uległa dezorganizacji i nie zwiększyła się ilość  pomyłek.

Automatyzacja procesów biurowych przy użyciu narzędzi informatycznych jest znana pod pojęciem workflow.  Główne cele to zarządzanie procedurami obiegu informacji , wspomaganie pracy przez wyznaczanie ścieżek i kolejnych etapów  dla danych procesów, udostępnienie danych do analizy w celu wykluczenia tzw. słabych punktów i wąskich gardeł przepływu informacji.
Dzięki workflow jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować obieg dokumentów czy pracę poszczególnych jednostek oraz kontrolować je, a w razie jakichkolwiek komplikacji bez problemu wychwycić gdzie znajduje się błąd. Każda zatrudniona osoba w przedsiębiorstwie pracuje według swojej ścieżki pracy, która jest zgodna z procedurą firmy.

Przykładowy proces obiegu dokumentu

Przedsiębiorstwo otrzymuje fakturę VAT, która jest wprowadzona do systemu. Następnie trafia do dyrektora, który musi ją zatwierdzić, a potem odesłać dalej – do zarządu. Gdy zarząd zweryfikuje otrzymany dokument, może przesłać go dalej – do księgowości. W księgowości jest on jeszcze raz sprawdzany pod względem merytorycznym. Na samym końcu dokument zostaje zarchiwizowany, a dostęp do niego mamy w każdej chwili.

Cechy dobrego systemu workflow:

  • Szeroki zakres możliwości

Dobry system nie zamyka się na działanie jednego procesu. Powinien przy okazji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie oferować skanowanie, rejestrację, czy archiwizację danych.

  • Elastyczność systemu

Możliwość dużej ingerencji oraz konfigurowanie pod osobiste preferencje pozwala zoptymalizować  czas spędzony przy dokumentacji. Dodatkowo potrafimy dostosowywać dokumenty czy formularze pod własną działalność.

  • Bezpieczeństwo i ochrona dokumentów

Posiadanie całkowitej kontroli nad nadawanymi prawami i uprawnieniami dla istniejących funkcji czy procesów.

Typowe elementy funkcjonalności workflow:

  1. Dokumenty elektroniczne – wszystkie niezbędne dokumenty i informacje są przechowywane w formie elektronicznej, co ułatwia ich przesyłanie i wgląd w dane.
  2. Obieg dokumentów – każda procedura w firmie jest odzwierciedlona w postaci procesu workflow.
  3. Terminarz – system automatycznie tworzy listę zadań do wykonania wraz z ich terminem i priorytetem.
  4. Poczta elektroniczna – umożliwia sprawną komunikację z kontrahentami poprzez zamianę korespondencji na zadania systemowe.

Zalety:

  • Zabezpieczenie i ochrona dokumentów oraz procesów biznesowych
  • Możliwość przechowywania dokumentów w jednym miejscu, dostęp do nich w trybie online
  • Bezproblemowe zarządzanie i kontrola nad dużą ilością informacji
  • Jednoznaczność i ujednolicenie procesów
  • Obniżenie kosztów firmy
  • Minimalizacja ryzyka błędów w komunikacji i przepływie danych

Dział IT GRUPY Leader oferuje szeroką gamę aplikacji z wbudowanym systemem worlflow, w tym enova365, Nova-Vision BIT i SaldeoSMART oraz pomaga wybrać system zgodnie z oczekiwaniami i procesami zachodzącymi w biznesach Klientów.

 

Autor: Mariusz Jarosz

1 lipca 2016

Zobacz więcej
Wróć do bloga
Copyright GLC

Strategia, realizacja, wsparcie Tomczak | Stanisławski